Navigate / search

Connections Activities a pořádání akcí

Connections 4 logo

Nedávno jsem představoval možnosti IBM Connections v jedné strojírenské firmě. Následující den mi přišel od jednoho účastníka dotaz, zda by se daly Connections použít pro plánování jejich pravidelných marketingových akcí: konference, veletrhy a podobně. Odpověděl jsem mu, že ano, a protože mi to přijde jako zajímavé a praktické využití, publikuji upravenou odpověď i zde.

V IBM Connections lze k plánování podobných akcí nejlépe využít modul Activities. Ten je určen k tomu, aby v něm skupina lidí, která pracuje na určité aktivitě (např. zmíněný veletrh) dávala informace, které s daným tématem souvisejí. Všichni zainteresovaní tak budou mít přehled o tom, co se v rámci přípravy děje a odpadne posílání mailů tam a zpět mezi nimi.

 

Výhody takového přístupu:

  • vše je na jednom místě, v kontextu, snadno dohledatelné
  • po skončení akce tam data pořád zůstávají, takže až se bude pořádat podobná akce třeba za rok, stačí se podívat, co a jak se dělalo loni a využít toho
  • není potřeba žádat techniky z IT oddělení, spravují si to sami lidé
  • když v průbehu práce na aktivitě se změní pracovní tým, lze snadno zapojit nové členy: nově přidaný člověk uvidí všechny doposud provedené kroky, dokumenty, úkoly, poznámky, a podobně, není nutno mu složitě přeposílat maily a jednotlivé dokumenty
  • v rámci aktivity lze také přiřazovat lidem úkoly s termínem splnění — snadno se tak získá přehled o tom, co je opravdu důležité a co se musí udělat
  • pokud se nějaký typ akce stále opakuje (např. každoroční veletrh), lze připravit šablonu, podle které se potom aktivita „naklonuje“. Bude už v sobě obsahovat např. klíčové úkoly, které se opakují každý rok, ale na které by se mohlo snadno zapomenout

 

Navíc lze do aktivity přizvat i externí spolupracovníky (dodavatele, zákazníky, marketingovou agenturu), a to bez nutnosti pořizovat pro ně licenci. Mohou přistupovat zdarma a dostanou se jen tam, kam jim explicitně přidělíte právo vstupu.

Přesně pro tyto účely to používáme i my: každý rok připravujeme celostátní konferenci pro zákazníky, která se chystá nekolik měsíců. Pro ukládání a správu informací kolem této přípravy vždy zalžíme Aktivitu (např. „Symposium 2015“), pozveme tam spolupracovníky (mohu jim dát právo manažera, autora nebo čtenáře) a ukládáme tam dokumenty, netrukturovaný text, strukturovaný text, odkazy, úkoly, e-maily, …

Když potom za rok děláme stejnou akci, tak se nezřídka změní osazenstvo marketingového oddělení. Nová slečna, která to dostane na starosti, se jednoduše podívá, jak to její kolegyně zařizovala loni a předloni, a hned ví, kolik stál hotel, jídlo, jací se zvali lidé, …

 

Ukázky z přípravy dvou akcí

Connections - priprava konference

Tohle je příprava na Symposium 2013. Vidíte tam členění do sekcí podle typu záznamu (příprava, vlastní obsah dopolední a odpolední části, dokumentace, úkoly). Případné diskuse a komentáře se vedou přímo k danému záznamu, takže vše vidíme v kontextu.

 

Connections - priprava seminare

Druhý příklad zachycuje naši práci na sérii školení pro obchodní partnery, které probíhaly ve střední Evropě. Konec roku 2014, hlavním tématem bylo představení Verse a souvisejících novnek v cloudu. Semináře připravovali lidé z Evropy a Ameriky, takže tam už nějaký společný prostor byl nutností. Díky přiřazeným úkolům jsme věděli, co má každý na startosti a jak pokračují přípravné práce.

 

Cloud News: 2. června 2016

Vážení zákazníci, milí obchodní partneři,

zvu vás na praktický seminář, kde budeme představovat a zkoušet novinky, které nabízí IBM Connections Cloud.

Akce je určena jak pro úplné začátečníky, kteří by se rádi dozvěděli, jaké produkty z rodiny IBM Collaboration Software jsou dostupné jako služby v cloudu, tak pro ty, kteří o tom už něco vědí, ale chtěli by si to sami vyzkoušet, případně se dozvědět další podrobnosti.

Akce proběhne ve čtvrtek 2. června 2016, v budově pražské IBM (V Parku 4, Praha 4). Začínáme v 9:00, konec kolem 13. hodiny.

Cloud News - banner

Z programu vybírám:

  • Přehled toho, jaké služby se aktuálně v cloudu nabízeji: pošta, chatování, web meetingy a video konference, sdílení souborů a editace dokumentů, práce v týmech a komunitách, …
  • Představení novinek z poslední doby
  • Jak si sám vyzkoušet s kolegy služby zdarma v trial režimu
  • Pro které případy a situace je cloud výhodný
  • Možnosti licencování, jak se to liší od klasického software
  • Základní administrace v cloudu
  • Kde najít další informace a materiály

 

Přednášet budu v češtině. Budete mít k dispozici počítače, kde si některé postupy budete sami zkoušet.

Vstup na seminář je zdarma. Kapacita školicí místnosti je omezená, proto se, prosím, registrujte co nejdříve přes webový formulář: http://ibm.biz/cloudnews

Těším se na viděnou!

Co jsme předváděli na Symposiu

Při přípravě na letošní Symposium jsem si sám pro sebe pojmenoval, o čem chci povídat, co chci představovat — takové vnitřní motto: Ukázat, jaké moderní způsoby efektivní komunikace a sdílení můžete nyní mít, s využitím toho, co již ve firmě máte. Tedy předvedení toho, jaké moderní novinky Collaboration Solutions nabízejí a jak je můžete propojit se stávajícími firemními systémy, do kterých jste investovali a které úspěšně již nějakou dobu provozujete.

Letos jsem nerozděloval novinky do sekcí podle produktů, jako třeba: co je nového v Notes/Domino, co je nového v Connections, co je nového v Sametime, … Místo toho jsem připravil 6 scénářů které podle mě odrážejí každodenní potřeby firem. A do nich jsem umístil produktové novinky, klidně i více do jedné sekce, tedy tak, jak se to prolíná i v reálném používání. Až na dvě poslední kapitoly se jedná o produkty, které již existují, můžete si je nyní pořídit a využívat. To mi dalo možnost ukazovat většinu toho naživo, cehož jsem rád využil. Pro všechny ukázky jsem používal serverovou část v cloudu, ale velmi podobně to vypadá, když máte část nebo vše nainstalováno ve firmě (on-premises).

Co jste tedy mohli v jednotlivých sekcích dopolední částí Symposia vidět?

 

1. Práce s dokumenty

Toto byla nejkomplexnější ukázka, zahrnovala řadu produktů, proto jsem ji dal hned na začátek. Scénař popisoval případ, kdy s kolegy pracuji na nabídce, která musí být brzy odevzdána a není čas na zbytečné prostoje a neefektivní koordinaci. Při předvádění jsem použil:

  • Webové rozhraní Verse pro čtení pokynů, které přišly mailem, a pro odeslání závěrečné zprávy, že jsme s prací hotovi
  • Connections (modul Files) pro sdílení dokumentů, na kterých pracujeme, synchronizaci dokumentů na PC a na mobil
  • Connections Docs pro editaci dokumentů v prohlížeči, i více lidí najednou
  • Sametime Meetings pro společnou kontrolu nad finální verzí dokumentů

Video z této ukázky najdete zde: Story – Working on a Proposal

1 - prace s dokumenty

 

Read more

Kvalita videopřenosu ve webmeetingu

S IBM Sametime můžete pořádat webové schůzky, ve kterých prezentujete dokumenty, sdílíte plochu a aplikace, diskutujete, používáte audio a video přenosy. A právě audio a video je hodně závislé na kvalitě připojení mezi vámi a serverem. A je jedno, jestli se jedná o server ve vaší firmě (Sametime on-premises) nebo využíváte Sametime jako službu (v cloud).

Pokud se tedy stane, že například některým lidem jede audio či video hůře, než ostatním, nabízí Sametime přímo ve webmeetingu jednoduché pomůcky, jak ověřit kvalitu spojení.

 

Kvalita síťového připojení

Když jste ve webmeetingu, v horní liště vyberte Settings (ozubené kolo) — View Network Performance.

av-menu-network

Uvidíte minimální, maximální a průměrnou dobu odezvy (latenci). Zde hraje roli to, jak „daleko“ jste od serveru. Přikládám screenshoty zachycující kvalitu síťového připojení do datacentra v Evropě (první obrázek) a v Americe (druhý obrázek). Vidíte, že u toho vzdálenějšího centra jsou časy zpoždění násobně větší.

av-network-ce
av-network-na

 

Read more