Letošní Lotus Symposium bude už za týden, ve čtvrtek 2. června. Přípravy vrcholí, dokončuje se vše, co bylo předem naplánováno a rozvrženo. Protože Symposium je dlouhodobě jedna z největších (některé roky i přímo největší) zákaznických akcí české IBM, nesmí se její příprava podcenit.

Možná pro Vás bude zajímavé podívat se trochu pod pokličku příprav takové akce.

Říká se, že přípravy na výroční akce začínají už tehdy, kdy ta přechozí akce  právě skončila. S nadsázkou to může být pravda, nicméně opravdové přípravy na Symposium začínají někdy po novém roce, kdy bývají na Lotusphere v USA představeny novinky a směry dalšího vývoje.

Od té doby přemýšlíme, co by bylo vhodné ukázat na Symposiu, píšeme si poznámky, náčrtky, témata.

Asi tak dva měsíce před akcí se zápisky proberou a začíná vznikat scénář, který se neustále zpřesňuje, přidávají i ubírají se témata.

Od scénáře se odvíjejí další dva „dokumenty“ – jeden je papírový náčrtek slajdů, jak půjdou za sebou a co na nich bude; druhý je seznam úkolů, které se musejí udělat kvůli živým ukázkám.

Scénář potom přehledně shrnuje, jak budou vstupy následovat, co bude pokryto slajdem, co živou ukázkou, co videem (případně kombinací uvedeného).

Pár týdnů před akcí se tvoří podle papírových náčrtků skutečné slajdy, souběžně s tím se připravují demonstrační prostředí jak pro screenshoty do slajdů, tak pro živé ukázky.

Každou důležitou živou ukázku musíme mít natočenu ještě jako video, protože čert nikdy nespí a stát se může cokoliv (vypadne spojení, VPN, serverová část, klientská část, zatuhne notebook, přestane mu jít výstup na projektor, … – na co si vzpomenete, to se pravděpodobně aspoň jednou stalo.

Každá živá ukázka, která je delší než půl minuty, má svoji kartičku, kde je krok za krokem popsáno, co se bude ukazovat. Důležitá pomůcka, která udržuje živé úkázky v předem určeném časovém limitu.

Den před akcí se zkouší přímo v sále projektor, jestli budou slajdy dobře vidět i z posledních řad, jestli tam jede Internet a podobně. No a druhý den ráno už je den D a začínáte přicházet a registrovat se.

Před třemi lety jsem to počítal a na jednu hodinu „na place“ padne asi 40 hodin příprav. Letos to bude podle mě podobné.

Těšíme se na Vás, na shledanou ve čtvrtek na Symposiu!