Jak se chystá Symposium?

Lotus Symposium 2008 je úspěšně za námi! Zatím největší účast ze všech ročníků, i ve velkém sále v Hiltonu se musely přidělávat židle. Naplněný program od rána do večera, odpoledne ve dvou souběžných liniích. Předvedení nejnovějších verzí produktů i řešení, která nad nimi partneři nabízejí. Tak snad jste byli spokojeni...

Jak vypadá příprava takové akce? Půl roku předem vybíráte datum a zamlouváte místo konání. Začínáte připravovat témata, která chcete sdělit (je tam velké škrtání, jste časově omezeni). Pracujete s partnery, kteří se na akci podílejí, ladíte obsahy přednášek tak, aby se nepřekrývaly, ale doplňovaly. Aby si na své přišel admin, vývojář, šéf IT i obchodní ředitel.

Pozvánky a jejich rozeslání. Časový rozpis, mnohokrát upravovaný - až je finální, jde to do tisku. Dotazníky, visačky, dárky, materiály, ... - to už jsou jenom drobnosti.

Nejzajímavější část začíná tak měsíc a půl před akcí. Schůzky přípravného týmu se stávají pravidelnými, dáváte dokupy obsah hlavních dopoledních přednášek. "Co ukážeme? Naživo? Videa? Na dálku přes Internet?" Je rozděleno, kdo zodpovídá za jakou část programu.

Ve volných chvílích přemýšlíte, jak svoji část uchopíte, na co se zaměříte, jak to budete prezentovat. Asi tak měsíc před dnem D začínám uržovat tři dokumenty:

  • Seznam nápadů, myšlenek, co by šlo udělat, co ukázat a co říci. Z tohoto se rodí další dva dokumenty...
  • Scénář, kde myšlenkám dávám formu, tužkou skečuju slajdy a snažím se to už chronologicky řadit.
  • Úkoly, které se musí udělat, a to opravdu nejpozději hodinu do začátku akce :) Některé se zvládnou za chvíli (najít vhodné fotky do fotogalerie), jiné trvají několik nocí (připravit image pro živé ukázky).

Až je hotov scénář (asi týden před akcí), začnu s překreslováním tužkových slajdů do skutečného prezentačního nástroje. Tohle už je klidná a zábavná práce, vše je nalajnováno a máte už představu, jak mají slajdy vypadat. Většinou se jedná o upravované screeny či jiné grafické výtvory - slajdy plné slov nemám moc rád...

Poslední tři noci finišujete živé ukázky a nahráváte si je pro jistotu jako video (VMware image, která na akci nenaběhne, je pěkný adrenalinový sport). Nezapomeňte na podrobný scénář těchto živých ukázek, který si v bodech napíšete na papírek.

Když máte tohle všechno hotovo, nakopírujete prezentace a videa aspoň na tři různá média a jdete s klidem spát. Poslední ranní přípravy asi tři hodiny předem už jsou jenom příjemný bombónek - neboť jak praví baťovské heslo: "kdo je připraven, není ohrožen" :)

Pro ilustraci jsem nafotil nějaké reálie z letošní přípravy.

Část scénáře pro prezentaci Quickru:

 

Stránka s úkoly:

 

Papírky se scénáři k živým ukázkám:

 

Image pro živou ukázku (snapshoty už jsou způli promazány):

 

Zkoušel jsem trochu spočítat, kolik hodin přípravy padne na jednu hodinu vlastní prezentace. Vyšlo mi tak asi 40 hodin, počítaje opravdu vlastní práci na prezentaci, ne organizační a marketingové zařizování. Shrnuto a podtrženo, práce jako na kostele, ale je zajímavá, tvůrčí a pokud vše dopadne dobře, tak i uspokojující :)

Ať žije Lotus Symposium 2009!

Předchozí: Redbook: Web applications for Domino 8
Následující: Veřejná beta LN 8.5 i pro Windows a Linux