Prázdný mailbox

04. 04. 2006 21:04 | Kategorie: Lotus Notes | permalink

Mail, elektronická pošta. Součást Lotus Notes už od první verze, nyní jeden z klíčových prvků komunikace vaší firmy. Mailů se posílá čím dál více, určitě znáte to "pošli mi to mailem, ať na to nezapomenu". Jenže potom se vám požadavky hromadí v poštovní schránce a čekají na vyřízení. Někdy se k tomu dostane hned, někdy později a někdy nikdy.

Já jsem dlouhou dobu nepoužíval složky na třídění (ať už automatizované nebo ruční) přijaté korespondence. Vlastně jednu složku jsem měl, s názvem Lotus, a tam jsem přesouval všechny ty maily z (nejen) lotusových mailing listů, ale různé nabídky na produkty, které "se někdy mohou hodit". Zbytek, většina, zůstávala v Inboxu. Vyhledával jsem podle fultextu nebo vhodného setřídění sloupce, nejčastěji dle odesílatele/adresáta. Ty maily, které čekaly na vyřízení jsem nechal označeny červeně, jako nepřečtené. Vím, že nejsem sám, kdo to takto používal.

Nyní, když se snažím používat GTD systém, jsem začal s očistou Inboxu. Vytvořil jsem dva nové foldery, To Do a Done. Všechny přečtené maily (a tedy vyřízené), jsem přesunul do složky Done a ty červené, které čekají na zpracování, do složky To Do. Současně jsem si vytvořil dvě jednoduchá tlačítka do lišty, která vybraný mail přesunou z Inboxu do jednoho ze dvou zmíněných folderů. A jak s tím pracuji a jaké to má výhody?

  • Nejsem stresován pohledem na plný Inbox a množství (i historických) mailů k vyřízení.
  • Nemusím vyhledávat nevyřízené maily v korespondenci předchozích dní (nebo přepínat filtr tlačítkem Show unread), nepletou se mi nové maily a ty "které jsem si nechal na později".
  • Inbox opět slouží k tomu, k čemu je určen, tedy jen a pouze pro příchozí poštu, která ještě nebyla otevřena.
  • Když přijde nový mail, padne do Inboxu. Otevřu jej, a zjistím, jestli mohu odpovědět/vyřídit jej ihned. Pokud ano, udělám tak, a tlačítkem (s fajfkou) jej potom přesunu do složky Done.
  • Pokud odpovědět nyní nemohu, hned jej druhým tlačítkem (s šipkou) přesunu do složky To Do. Tato složka nahrazuje předchozí označování nevyřízených mailů jako nepřečtené.
  • Složku To Do pravidelně kontroluji a vyřizuji maily v ní obsažené. Podle priority, stáří a času, které zabere akce s nimi spjatá.
  • Jakmile je mail ve složce To Do vyřízen, tlačítkem (s fajfkou) jej přesunu do Done.
  • Šetřím čas tím, že přehled mailů k vyřízení mám na jednom místě, nemusím je zbytečně znovu a znovu hledat, otevírat, pokud to jde, je vyřídit, pokud ne, označit je zpět za nepřečtené.

 

Předchozí: Prezentace Sametime 7.5
Následující: Český klient Notes 7.0.1